Een kerstpakket of een ander eindejaarsgeschenk is een goede manier om uw medewerkers te bedanken voor een jaar hard werken. Uit diverse onderzoeken blijkt dat dit enorm wordt gewaardeerd. Hoe pakt u dit fiscaal slim aan?
Werkkostenregeling
Eindheffing betalen. Sinds de invoering van de werkkostenregeling (WKR) geldt er geen bijzondere regeling meer voor eindejaarsgeschenken. Dit betekent dat u in beginsel over de waarde van het kerstpakket (inclusief btw) oftewel 80% eindheffing moet betalen, dan wel dit voordeel moet verlonen op de loonstrook van uw werknemers. Deze laatste optie is natuurlijk niet erg feestelijk voor uw werknemers. Hoe pakt u dit slimmer aan?
Vrije ruimte benutten. Het is raadzaam goed te kijken naar de mogelijkheden die de zogeheten ‘vrije ruimte’ u biedt. Binnen de WKR mag u namelijk voor een bedrag gelijk aan 1,2% van de fiscale loonsom onbelast verstrekkingen of vergoedingen aan uw werknemers doen. Vaak wordt deze vrije ruimte gebruikt voor bijvoorbeeld een fiets van de zaak of andere speciale verstrekkingen die normaal gesproken belast zouden zijn. Tip. Als er binnen uw onderneming nog voldoende vrije ruimte beschikbaar is, dan kunt u deze ook gebruiken voor de kerstpakketten. Daardoor mogen deze onbelast worden verstrekt.
Inschatting vrije ruimte maken
Stappenplan. Het is dus raadzaam om voorafgaand aan het bestellen van de kerstpakketten een inschatting te maken van de nog beschikbare vrije ruimte. Dit kunt u doen aan de hand van de volgende stappen:
- Vraag de fiscale loonsom voor 2017 op bij uw salarisadministrateur. De vrije ruimte voor 2017 bedraagt 1,2% hiervan.
- Tel alle vergoedingen en verstrekkingen die u in 2017 in de vrije ruimte heeft opgenomen en nog wilt opnemen, exclusief de kerstpakketten, bij elkaar op. Denk hierbij aan het personeelsfeest, fietsen van de zaak, etc.
- Is het totaal van deze vergoedingen en verstrekkingen kleiner dan uw vrije ruimte, dan kunt u het verschil benutten voor de kerstpakketten.
- Is het totaal van deze vergoedingen en verstrekkingen groter dan uw vrije ruimte, dan moet u over het overschot 80% eindheffing betalen. Er is dan geen ruimte meer om de kerstpakketten in de vrije ruimte op te nemen.
En de btw?
Maximum van € 227,-. In beginsel is de btw op personeelsverstrekkingen aftrekbaar. Dit is alleen anders als u op jaarbasis voor meer dan € 227,- aan uw personeel heeft verstrekt. Denk hierbij aan de kerstpakketten, andere giften of de kosten van bedrijfsfitness die u voor uw rekening neemt. Komt u boven het maximum van € 227,-, dan mag de btw niet worden verrekend. In dat geval kunt u deze btw uiteraard wel als kostenpost opvoeren.
Ingeleend personeel?
Eindheffing. Hoe zit het dan fiscaal als u uw uitzendkrachten en medewerkers die bij u gedetacheerd zijn ook een kerstpakket wilt geven? Deze medewerkers zijn niet bij u in loondienst en vallen dus niet onder de werkkostenregeling. Wilt u aan hen een kerstpakket verstrekken, dan moet u de belastingheffing afkopen tegen de eindheffingsregeling voor niet-werknemers. Deze bedraagt kort gezegd 45% bij een kerstpakket tot € 136,- (inclusief btw). Kost het kerstpakket meer, dan bedraagt de eindheffing 75%.