Steeds meer werknemers blijven structureel thuiswerken, ook als corona straks achter de rug is. Een aantal werkgevers is daarom bezig met de voorbereiding van de digitale werkplek van de werknemer thuis. Hoe zit dit met de arbovoorzieningen en wat is er fiscaal mogelijk?
Arbovoorzieningen thuiswerkplek belastingvrij
Arbovoorzieningen zijn gericht vrijgesteld en dus belastingvrij. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een in hoogte verstelbaar bureau, een goede stoel en goed licht. Je moet er natuurlijk wel voor zorgen dat je de omvang van de kosten kunt laten zien aan de hand van een factuur. Bovendien moet het aannemelijk zijn dat het een arbovoorziening betreft. Let op.  Zaken als een bijzettafeltje vallen hier niet onder. Tip: Laat bij twijfel de werknemer een foto sturen van de voorziening en stop deze in het dossier.
Noodzakelijke benodigdheden thuiswerkplekÂ
Hoe staat het met noodzakelijke gereedschappen inclusief een computer, e.d.? Indien een werknemer een computer, een mobiele telefoon en soortgelijke zaken (beeldscherm, printer, etc.) nodig heeft voor zijn werk, mag je de kosten hiervan voor jouw rekening nemen. Dit is gericht vrijgesteld als je de kosten kunt bewijzen.
Is thuiswerken niet meer noodzakelijk?Â
Zodra het werk eindigt, omdat bijvoorbeeld de werknemer niet meer thuiswerkt, is het betreffende gereedschap niet meer ‘noodzakelijk’ en moet de werknemer het gereedschap teruggeven of de restwaarde vergoeden. Ook de kosten van de internetverbinding thuis en de inktcartridges vallen hieronder.
Wat als de medewerker een duurdere thuiswerkplek wil?
Wil de medewerker een duurdere voorziening dan jij noodzakelijk acht, denk aan duurder internet of wil je bij een parttimethuiswerker alleen het internet op de thuiswerkdagen vergoeden, dan mag dat. De gerichte vrijstelling komt dan niet in gevaar. Voorheen vond de Belastingdienst dat je dan als werkgever geen eigen bijdrage mocht vragen, maar gelukkig vindt de Belastingdienst inmiddels dat ook dat er bij een eigen (netto)bijdrage van de werknemer voor privégebruik sprake kan zijn van een noodzakelijke voorziening.
Intermediaire kosten
Moet de werknemer thuis kosten maken die normaal bij jou als werkgever thuishoren, denk aan het versturen van brieven, dan is dit in principe geen loon. Maar … pas op!
De Belastingdienst verwacht wel dat je aannemelijk kunt maken dat de kosten echt gemaakt zijn. Een vergoeding van bijv. € 50 voor postzegels zal dus alleen als intermediaire kost genomen mogen worden als je aannemelijk kunt maken dat er een mailing uit is gegaan vanaf de werknemer die dit bedrag rechtvaardigt.
Andere zaken vergoeden?
Wil je andere zaken geven, zoals koffie op de werkplek of een vergoeding voor de extra kosten van elektra en verwarming, dan gelden er geen specifieke vrijstellingen. Dat betekent dat de vergoedingen hiervoor alleen belastingvrij zijn wanneer je vrije ruimte over heeft en de kosten hierin onderbrengt.
Schoonmaakkosten voor de thuiswerker?
Momenteel zijn er diverse partijen die roepen dat bijvoorbeeld de kosten van schoonmaak van de werkplek thuis onder de vrijstelling voor arbovoorzieningen zouden moeten vallen. Dit standpunt wordt door de Belastingdienst in ieder geval nu nog niet gevolgd, waardoor je het risico loopt op een correctie met boete en rente. Wij achten de kans dat dit in de toekomst anders wordt overigens ook erg klein.
Conclusie
Voor de digitale werkplek thuis kun je noodzakelijke gereedschappen en arbovoorzieningen vrijgesteld geven. Als het gaat om kosten die bij de werkgever thuishoren, is er geen sprake van loon en is dus de werkkostenregeling niet van toepassing. Voor het overige zijn voorzieningen voor thuiswerken belast, tenzij je de vrije ruimte gebruikt.