Let op met onbelaste kostenvergoedingen in 2021

Zoals bekend, was het in 2020 mogelijk om de onbelaste reiskostenvergoeding en de vaste kostenvergoeding bij werknemers die vanwege de coronacrisis thuiswerkten, te laten doorlopen. Maar hoe zit dat in 2021?

Sinds het uitbreken van de coronacrisis heeft het kabinet allerlei fiscale maatregelen aangekondigd die ervoor moeten zorgen dat de economie blijft draaien. Opletten blijft het devies, want niet alle eerdere goedkeuringen zijn ook nu nog geldig. Hoe zit het bijvoorbeeld met de reiskostenvergoeding en de vaste kostenvergoeding voor werknemers die vanwege corona thuiswerken?

Onbelaste reiskostenvergoeding

Eind januari 2021 heeft het kabinet de mogelijkheid om aan werknemers die in verband met de coronacrisis thuiswerken toch een onbelaste vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer te geven, verlengd tot 1 april 2021.

Voorwaarde is dat de vaste reiskostenvergoeding al voor 13 maart 2020 aan de werknemer werd toegekend. De reiskostenvergoeding is dus in principe wel belast als de werknemer na deze datum in dienst gekomen is of verhuisd is of als hij op 13 maart 2020 nog geen vaste reiskostenvergoeding had.

Als de werknemer echter daadwerkelijk met eigen vervoer naar het werk reist, mag je ook in coronatijd ‚ā¨¬†0,19 per kilometer belastingvrij vergoeden. Ook als de werknemer minder vaak, maar minimaal 128¬†dagen per kalenderjaar, naar het werk reist, mag u aan de werknemer onbelast een vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer uitbetalen.

Het is ook mogelijk om een reiskostenvergoeding (deels) onder te brengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. De¬†reiskostenvergoeding blijft dan onbelast. Houd dan wel de gebruikelijkheidstoets in de gaten. Als je op jaarbasis met het totaal van vergoedingen en verstrekkingen (inclusief de reiskostenvergoeding) aan een werknemer beneden de ‚ā¨¬†2.400 blijft, accepteert de Belastingdienst het gebruik van de vrije ruimte zonder vragen. Kom je daarboven, dan kan de Belastingdienst zich op het standpunt stellen dat vergoeding voor reiskosten niet in de vrije ruimte mag.

Vaste kostenvergoeding

Als je werknemers een vaste kostenvergoeding krijgen voor zakelijke kosten, zoals vakliteratuur, zakelijke maaltijden onderweg en parkeerkosten voor de auto van de zaak, dan is de vaste vergoeding onbelast, mits deze vooraf onderbouwd is aan de hand van een kostenonderzoek.

Worden de kosten niet langer gemaakt, bijvoorbeeld omdat de werknemer thuiswerkt en niet meer reist en dus geen kosten onderweg heeft, dan mag je deze kosten niet meer onbelast vergoeden.

In 2020 was het tijdelijk mogelijk om de vaste kostenvergoeding onbelast te laten doorlopen, ook als kosten niet meer gemaakt werden. Sinds 2021 kan dit niet meer. De verlenging van de eerder genoemde goedkeuring tot 1 april 2021 geldt dus alleen voor reiskostenvergoedingen en niet voor vaste kostenvergoedingen.

Geef je toch een vergoeding, dan kan deze in de vrije ruimte. De vrije ruimte is voor 2021 (net als in 2020) verruimd. Tot een loonsom van ‚ā¨¬†400.000 is deze verhoogd van 1,7 naar 3%. Voor het meerdere van de loonsom geldt een percentage van 1,18%.

Conclusie

Bestaande vaste reiskostenvergoedingen kunnen in ieder geval nog tot 1 april 2021 onbelast worden uitbetaald, mits deze al voor 13 maart 2020 werden toegekend. Deze goedkeuring geldt niet voor vaste kostenvergoedingen. Als de kosten niet meer gemaakt worden, is de vergoeding belast, tenzij je deze in de vrije ruimte onderbrengt.

Vragen?

Stel ze aan onze adviseurs