Heeft u in uw onderneming te maken met een medewerker die slecht functioneert, veelvuldig onder de maat presteert en/of een structureel slechte werkhouding vertoont? Wellicht is er in de loop der jaren/maanden een verstoorde arbeidsrelatie ontstaan. Waardoor uw medewerker vormen van werk weigert, onacceptabel gedrag vertoont en al uw waarschuwing in de wind slaat? Vanaf dan is er sprake van een disfunctionerende werknemer. In onderstaande lijst treft u een zestal belangrijke punten op een rij:
Punt 1: Trek een lijn waarom uw medewerker niet functioneert
Stel vast aan welke functie-eisen de werknemer niet voldoet en wat de redenen zijn. Zo kan de lat van het werk te hoog liggen voor de betrokken werknemer.
Stap 2: Ontslag op staande voet? Is hier een dringende reden voor?
Beoordeel of gedragingen ten grondslag aan het disfunctioneren liggen. Stel vast of de gedragingen een ontslag op staande voet rechtvaardigen.
Stap 3: Bespreek het disfunctioneren met uw medewerker
Geef duidelijk en concreet aan wat er aan het functioneren van een werknemer schort. Als een werknemer zijn functioneren wil en kan verbeteren, geef dan concreet aan wat zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn. Ook de verwachtingen over en weer zijn belangrijk. Van een werknemer kan niet worden verwacht dat deze zomaar alles begrijpt of weet. Met het geven van voorbeelden waarbij het functioneren niet goed ging en daarbij het geven van aanwijzingen en adviezen hoe dit anders (lees: beter) zou kunnen, schept u duidelijkheid.
Stap 4: Leg een dossier aan
Maak van elk gesprek met de werknemer een verslag en bewaar het in het personeelsdossier dat u bij het sluiten van de arbeidsovereenkomst hebt aangelegd. Als ontslag aan de orde komt, is het belangrijk dat u kunt beschikken over een volledig en correct bijgehouden ontslagdossier. Dit dossier maakt onderdeel uit van het personeelsdossier. De documenten, zoals waarschuwingsbrieven als er sprake is van wangedrag, kunnen bij een conflict over het ontslag dienen als bewijsmateriaal, zowel voor de werkgever als de werknemer. Het uitgangspunt bij dossieropbouw is dat met het dossier dient te worden aangetoond welke inspanningen er zijn gedaan door werkgever en werknemer om het functioneren te verbeteren.
Stap 5: Bespreek met uw medewerker een verbetertraject
Leg afspraken en gesprekken vast in een verslag. U kunt daarvoor het gespreksformulier gebruiken. Meestal maakt u het verslag, maar u kunt het ook de werknemer laten doen. Zo kunt u toetsen of alle afspraken goed zijn overgekomen. Onderteken beiden het verslag.
Stap 6: Breng eventueel slecht nieuws niet te laat
Ga een slechtnieuwsgesprek aan, als u geen verbeteringen waarneemt. Geef de werknemer nog één kans, maar benadruk dat dit de laatste kans is en dat als de werknemer niet voldoet, ontslag om de hoek loert. Een werknemer die jarenlang denkt goed te functioneren, kan niet zomaar uit het niets disfunctioneren. Wellicht worden de functionerings- of beoordelingsgesprekken niet goed of zelfs helemaal niet gevoerd. Ook slecht nieuws brengen is een kunst. Veel leidinggevenden gaan liever niet een slechtnieuwsgesprek aan, omdat dit de relatie tussen hem en de werknemer onder druk zou kunnen zetten en de samenwerking zou kunnen bemoeilijken.