Zoals u weet, is de fiscale scholingsaftrek per 1 januari 2022 vervallen en vervangen door het STAP-budget. Maar niet iedere studie of opleiding leent zich daarvoor. Hoe kunt u werknemers toch nog tegemoetkomen?
Hoe zat het ook alweer?
Tot en met 2021 kan men studiekosten, indien er voldaan wordt aan de voorwaarden, in aftrek nemen in de aangifte inkomstenbelasting bij de persoonsgebonden aftrek studiekosten en andere scholingskosten. Zoals u weet, is de fiscale scholingsaftrek per 1 januari 2022 vervallen. In plaats van de fiscale scholingsaftrek is er een subsidieregeling: STAP-budget voor werkenden (ook ondernemers) en werkzoekenden. Hierbij staat STAP voor Stimulering Arbeidsmarkt Positie. Het STAP-budget levert een maximale bijdrage van € 1.000. Maar niet elke studie, opleiding en/of cursus komt in aanmerking voor het STAP-budget. Hoe kunt u uw werknemers tegemoetkomen?
Toekomstig beroep
Volgt uw werknemer een studie of opleiding met het oog op het verwerven van (meer) inkomen uit werk en woning, dan zijn de vergoedingen en verstrekkingen hiervoor gericht vrijgesteld.
Voorwaarden. Om voor deze vrijstelling van de studie en opleiding in aanmerking te komen, gelden de hiernavolgende drie voorwaarden naast elkaar.
- Het moet gaan om studiekosten die niet al door een ander worden vergoed (denk bijv. aan een opleiding waar de werknemer een beurs of studiefinanciering voor heeft).
- De studie of opleiding moet gericht zijn op het vervullen van een beroep in de toekomst. Het kan hierbij dus ook gaan om een andere functie binnen uw bedrijf of bij een andere werkgever.
- U heeft de vergoeding verstrekt of toegezegd voor het einde van het kalenderjaar waarin de kosten zijn gemaakt. Met andere woorden: u mag niet in 2022 alsnog een belastingvrije vergoeding toekennen over een studie of opleiding waarvan de kosten zijn gemaakt in 2021. Let op. Indien er sprake is van een scholingsbudget waarbij het budget een voorwaardelijk karakter draagt, dient de werknemer de vergoeding aangevraagd te hebben in het jaar dat de kosten gemaakt zijn.
Hobby of persoonlijke interesse. Het mag dus niet een vrijblijvende hobbycursus zijn. In twijfelgevallen zult u dus ook aannemelijk moeten kunnen maken waarom de cursus aan deze voorwaarde voldoet. Is de werknemer bezig met omscholen? Waar blijkt dat dan uit? Hoe past de cursus daarin? Let op. Hoe onlogischer de cursus in de carrièrelijn van de werknemer past, des te beter de onderbouwing zal moeten zijn.
Beter betaald speelt geen rol. Het is geen vereiste dat als uw werknemer een ander beroep of functie nastreeft (bij u of bij een andere werkgever) en hier een studie of opleiding voor gaat volgen, dat deze functie beter betaald moet zijn. Uw werknemer kan immers de voorkeur hebben voor werk dat minder betaalt, maar dat wel beter bij hem past.
Welke vergoedingen en verstrekkingen? Het betreft hier voornamelijk de lesgelden, studieboeken en andere leermiddelen, alsmede de reiskosten voor lesbezoek. Let op 1. De vergoedingen en verstrekkingen moeten uitsluitend en rechtstreeks verband houden met de opleiding. Let op 2. Vergoedingen en verstrekkingen die verband houden met een werk- of studeerruimte, waaronder ook de inrichting, zijn niet gericht vrijgesteld. Deze behoren tot het loon, mits het hier om arbovoorzieningen gaat. Tip. Reist uw werknemer met eigen vervoer, dan kunt u hem maximaal € 0,19/km onbelast vergoeden.
Hoe zit het met zelfstudie? De kosten die uw werknemer maakt voor zelfstudie, zijn niet gericht vrijgesteld. Schaft uw werknemer zonder een opleidingstraject te volgen een studieboek aan om kennis op te doen, dan zijn dit geen studie- of opleidingskosten voor een toekomstig beroep. Tip. De kosten van dit studieboek kunnen wel vallen onder de gerichte vrijstelling van vakliteratuur ten behoeve van de huidige dienstbetrekking.
Studiekostenvergoeding na diploma. Soms wordt met een werknemer afgesproken dat hij de studiekostenvergoeding pas geheel of gedeeltelijk krijgt na het behalen van zijn diploma. In dat geval is de Belastingdienst van mening dat de vergoeding een beloning is voor het behalen van dit diploma. Er is dan ook sprake van belastbaar loon in plaats van vrijgesteld loon.
Alternatief? Wilt u uw werknemer ook financieel motiveren de opleiding succesvol af te ronden, dan kunt u ook kiezen voor een terugbetalingsverplichting als de werknemer de opleiding niet binnen een afgesproken periode succesvol afrondt. De werknemer moet in dat geval zijn vergoeding (deels) terugbetalen.
Ex-werknemers. De gerichte vrijstelling voor scholing met het oog op het verwerven van (meer) inkomen uit werk en woning, geldt vanaf 1 januari 2021 ook voor vergoedingen en verstrekkingen aan ex-werknemers. Hierdoor kan een werknemer die bijv. een scholingsbudget heeft en dit ook nog mag gebruiken na het einde van zijn dienstverband, met dat budget vrijgestelde scholing volgen als hij bij werkloosheid bijv. zelfstandige is geworden of bij een andere werkgever is gaan werken.
Huidige dienstbetrekking
Vergoedingen en verstrekkingen die u aan uw werknemer geeft zodat hij zijn huidige dienstbetrekking bij u beter kan uitvoeren of om zijn kennis op peil te houden, zijn gericht vrijgesteld. Denk hierbij aan congressen, cursussen en vakliteratuur. Dat geldt ook voor de kosten van de inschrijving in een beroepsregister en outplacement. Let op. Het vergoeden of verstrekken van (een abonnement op) een krant of tijdschrift is alleen gericht vrijgesteld als de krant of het tijdschrift voor de werknemer vakliteratuur is. Indien het geen vakliteratuur is, dan is de vergoeding of verstrekking loon.
Werkkostenregeling
Vergoedingen en verstrekkingen die niet gericht vrijgesteld zijn, kunt u aanwijzen als eindheffingsloon in de werkkostenregeling. Heeft u nog voldoende vrije ruimte, dan blijven de kosten onbelast. De vrije ruimte in 2022 bedraagt 1,7% van de loonsom tot en met € 400.000 plus 1,18% van de resterende loonsom. Het gaat hierbij uitsluitend om het deel van het loon dat bij de werknemers wordt belast. Heeft u geen vrije ruimte over en kiest u toch voor aanwijzing als eindheffingsloon, houd er dan rekening mee dat u hierover 80% eindheffing moet betalen.
Studiekosten voor u aftrekbaar
Studie- en opleidingskosten zijn doorgaans voor 100% aftrekbaar van de winst. Echter wordt er in de wet een aantal gemengde kosten (zakelijke kosten waarvan men ook een privévoordeel heeft) genoemd waarvoor een aftrekbeperking geldt: de in aftrek beperkte algemene kosten (art. 3.15 Wet IB 2001) . Dit betreft onder andere de kosten van congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen, e.d. Dit geldt ook voor de daarmee samenhangende reis- en verblijfkosten.
Twee opties in 2022. Als ondernemer voor de inkomstenbelasting heeft u in 2022 twee opties:
- optie 1: van alle gemengde kosten neemt u 20% niet in aftrek. Voor 80% van de kosten wordt aftrek wel toegestaan;
- optie 2: u kiest voor het vaste bedrag van € 4.800 als aftrekbeperking. Gemengde kosten boven dit bedrag zijn volledig aftrekbaar.
Een of twee? Een snelle rekensom leert dat optie 2 pas voordelig voor u is als alle gemengde kosten in 2022 samen minstens € 24.000 bedragen. Indien dit niet het geval is, is optie 1 voor u het voordeligst. Tip. Als gemengde kosten onder de werkkostenregeling als eindheffingsbestanddeel worden aangemerkt, dan geldt de aftrekbeperking niet. Loonkosten zijn namelijk niet in aftrek beperkt.
Conclusie
Volgt uw werknemer een studie of opleiding met het oog op het verwerven van (meer) inkomen uit werk, dan zijn de vergoedingen en verstrekkingen hiervoor gericht vrijgesteld. Voldoet u niet aan de voorwaarden, dan biedt de vrije ruimte in de werkkostenregeling een alternatief.