Zoals je weet, is het doorbetalen van vaste kostenvergoedingen aan thuiswerkers vanaf 2021 niet meer zomaar mogelijk. Maar wat nu als je voor de thuiswerker zijn onkosten wil blijven vergoeden? Kan dat dan nog fiscaalvriendelijk?
Sinds maart van dit jaar werken veel werknemers thuis. Veel werkgevers hebben ervoor gekozen de vaste kostenvergoeding die werknemers ontvingen, door te zetten. Hoofdregel bij vaste kostenvergoedingen is dat een werkgever deze onbelast mag geven wanneer er sprake is van een van de uitdrukkelijk in de wet genoemde vrijgestelde zaken.
Wat zit er zoal in een vaste vergoeding?
Bij thuiswerken komen voor een vaste vergoeding vooral drie soorten gerichte vrijstellingen in beeld:
- reiskostenvergoeding van € 0,19 per kilometer voor reizen tussen woon- en werkverkeer;
- kosten van IT-middelen, bijv. een internetverbinding, e.d.;
- arbovoorzieningen voor de werkplek thuis. Let op. Hierbij gelden extra voorwaarden. De voorzieningen moeten aan de arboverplichtingen of eigen arbobeleid voldoen en de werknemer mag geen eigen bijdrage betalen voor de voorziening.
Compensatie
Daarnaast krijgen werknemers via een vaste kostenvergoeding soms een compensatie voor kosten die eigenlijk bij de werkgever horen, maar die de werknemer voorschiet. Denk hierbij bijv. aan kosten in verband met de auto van de zaak, zoals autowassen.
Niet gericht vrijgestelde vergoedingen
Ten slotte kunt u een werknemer natuurlijk altijd nog een vergoeding geven die niet gericht is vrijgesteld. Dan kunt u bijv. de extra kosten van koffie en thee thuis of extra gas, water en licht compenseren. Voor zover u nog vrije ruimte heeft, is deze vergoeding ook onbelast. Let op. Houd er wel rekening mee dat de vrije ruimte in 2021, zoals het er nu uitziet, 1,7% wordt over de eerste € 400.000 (in 2020 nog 3%).
Als er niet wordt thuisgewerkt, maar de werknemer veel onderweg is, zal bijv. ook de mogelijkheid om onbelaste kosten onderweg (lunch en koffie) belastingvrij te vergoeden vaak gebruikt worden.
Onderbouwing kosten
Basis voor de vaste kostenvergoeding is dat de kosten kunnen worden onderbouwd. Dat betekent in de meeste gevallen dat werkgever en werknemer gedurende een paar maanden bijhouden welke kosten de werknemer maakt en op basis hiervan een vast bedrag vaststellen. Voor reiskosten woon-werkverkeer geldt een bijzondere regeling. Samengevat houdt deze regeling in dat, wanneer een werknemer minimaal 128 dagen per kalenderjaar naar zijn werk reist (uitgaande van een vijfdaagse werkweek), een vaste reiskostenvergoeding mag worden gegeven.
Hoe zit het met andere kosten door corona?
Door corona maken werknemers een deel van de kosten, waarvoor u als werkgever een vaste kostenvergoeding geeft, niet meer. In 2020 is het kabinet hier soepel mee omgegaan. Werkgevers mogen op basis van een besluit de vaste vergoeding door blijven betalen, ook al werden de kosten niet meer gemaakt.
Vanaf 2021
Per 2021 vervalt deze mogelijkheid. Tenminste zoals het er nu uitziet. Recentelijk heeft minister Koolmees echter aangegeven dat hij nog eens zal nadenken over verlenging van de maatregelen. Tot op heden is die toestemming er echter niet. Wil je volgend jaar een vaste kostenvergoeding geven en werken jouw werknemers thuis, kies dan voor een vaste vergoeding voor thuiswerk.
Conclusie
Vanaf 2021 is een vaste reiskostenvergoeding niet meer mogelijk. Wil je toch een vaste vergoeding geven in 2021, denk dan aan een vergoeding voor kosten van thuiswerken met gebruik van de gerichte vrijstellingen of vrije ruimte. Deze is 1,7% over de eerste € 400.000 (3% over de eerste € 400.000 in 2020).