Niet leuker en niet makkelijker. Zakelijke kosten zijn aftrekbaar van de winst. Sommige zakelijke kosten hebben echter ook een privékarakter. Een bekend voorbeeld is het etentje buiten de deur om met zakenrelaties een deal te bespreken. Omdat u mee-eet, hoeft u privé geen kosten meer te maken. Daarom is de aftrek van gemengde kosten beperkt. Maar hierop bestaat uiteraard weer een aantal uitzonderingen.
Wat zijn gemengde kosten?
Welke kosten als ‘gemengde kosten’ worden aangemerkt, is wettelijk vastgelegd. Het betreft de kosten van:
- voedsel, drank, genotmiddelen;
- representatie, inclusief recepties, feestelijke bijeenkomsten en vermaak;
- congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen, en dergelijke.
Aftrek beperkt. Voor ondernemers in de inkomstenbelasting is de aftrek van deze kosten beperkt tot 80%. U kunt er echter voor kiezen bij het bepalen van de jaarwinst een vast bedrag van € 4.500,- niet in aftrek op de winst te brengen, in plaats van de beperkte aftrek tot 80%. Een rekensom leert dat dit alleen verstandig is als uw gemengde kosten in een jaar meer bedragen dan € 22.500,-. Alleen dan is de beperkte aftrek van € 4.500,- namelijk minder dan 20% van de kosten.
Stel, u heeft dit jaar in totaal € 26.000,- aan gemengde kosten. U kunt hiervan 20% niet aftrekken. Dit is € 5.200,-. Als u kiest voor het vaste bedrag van € 4.500,- heeft u € 700,- méér aan aftrek en dus is dit voordeliger voor u.
Apart boeken. Met het oog op de berekening van het optimum is het verstandig om alle gemengde kosten in de loop van het jaar apart te boeken. U ziet dan bij het opstellen van de jaarstukken in één oogopslag of u beter voor het vaste bedrag van € 4.500,- kunt kiezen, of voor het percentage aan aftrekbeperking.
Wel 100% aftrek bij loonkosten
Behoort een beloningsbestanddeel tot het loon, dan is het belast bij de werknemer en daarom gewoon voor 100% aftrekbaar van de winst. Eén van uw medewerkers gaat bijvoorbeeld trouwen en daarom geeft u hem een fles champagne van € 100,-. Tip. De fles champagne is belast als loon en dus is de fles champagne gewoon voor 100% aftrekbaar van de winst.
Ook bij werkkostenregeling! Er bestaat ook recht op 100% aftrek als u vergoedingen of verstrekkingen onderbrengt in de werkkostenregeling. Ook dan behoort de vergoeding of verstrekking namelijk tot het loon en kunt u deze loonkosten voor 100% van de winst aftrekken.
Zo kunt u in bovenstaand voorbeeld de fles champagne desgewenst onderbrengen in de werkkostenregeling. De fles is dan vrijgesteld bij de werknemer en u kunt de kosten voor 100% aftrekken van de winst.
Let op. U moet er dan wel rekening mee houden dat u wellicht 80% eindheffing moet betalen als u in het betreffende jaar geen vrije ruimte meer over heeft. Deze bedraagt namelijk 1,2% van de loonsom en als u meer aan vergoedingen en verstrekkingen uitgeeft, betaalt u als werkgever 80% over het meerdere.