Een veelgestelde vraag is of je als werkgever verplicht bent om de kostenvergoedingen aan werknemers die in verband met de coronacrisis thuiswerken, door te betalen. Welke mogelijkheden heb je in dit geval?
Sinds het uitbreken van de coronacrisis worden werknemers opgeroepen om thuis te werken als dat mogelijk is. Dat heeft ook gevolgen voor de kostenvergoedingen die je aan jouw werknemers betaalt, zoals de reiskosten, maar ook voor een algemene kostenvergoeding die dient ter dekking van kosten die de werknemer nu mogelijk niet meer (of minder) maakt. Hieronder zetten we op een rijtje welke mogelijkheden je als werkgever hebt.
Geen of weinig onkosten door thuiswerken
Als je de vergoedingen die de medewerker altijd kreeg gewoon netto blijft uitbetalen, terwijl de medewerker veel minder of helemaal geen kosten meer heeft, omdat hij volledig thuiswerkt bijvoorbeeld, dan ontstaat er een fiscaal probleem. De vergoeding netto uitbetalen mag namelijk eigenlijk alleen als de medewerker ook echte kosten heeft. Dit was het geval tot de coronacrisis aanving. De Belastingdienst komt nu met een toezegging op de onkosten.
Vaste vergoedingen blijven uitbetalen
Onlangs heeft de Belastingdienst aangekondigd dat werkgevers toch gewoon mogen doen alsof de werknemer nog steeds kosten heeft, waardoor onbelaste reiskostenvergoedingen en andere kostenvergoedingen toch netto uitbetaald mogen worden. Je mag dus net doen alsof er niets is veranderd en de werknemer hetzelfde kostenpatroon heeft als voor de uitbraak van de coronacrisis. De medewerker moet dan wel uiterlijk op 12 maart 2020 recht hebben op de kostenvergoeding.
Uitruilen van brutoloon
Misschien bied je medewerkers de mogelijkheid om brutoloon in te ruilen voor een netto reiskostenvergoeding, bijv. omdat je standaard minder dan € 0,19 per kilometer vergoedt of omdat je de eerste 10 kilometer woon-werkverkeer niet vergoedt.
Het ruilen van loon voor een reiskostenvergoeding leidt dan tot een hoger nettoloon voor je medewerker. Ook als je brutoloon uitruilt, mag je blijven doen alsof het reispatroon van de medewerker tijdens de coronacrisis niet veranderd is. Let op. De medewerker moet dan wel zijn keuze voor de uitruil van brutoloon voor 13 maart 2020 hebben gemaakt.
Geen kostenvergoeding meer betalen
De laatste optie is om ervoor te kiezen om de kostenvergoeding van je medewerker stop te zetten. De medewerker maakt immers geen kosten meer, dus is er ook geen reden meer om een vergoeding te betalen en wellicht kun je dit geld in verband met de coronacrisis goed voor andere zaken gebruiken.
Dit kan wel tot discussie leiden met de medewerker als die de vergoeding eigenlijk als een extra stukje loon ziet. Ook moet je even kijken wat er in de cao is geregeld over het betalen van de vaste kostenvergoeding en wanneer je kunt stoppen met het betalen daarvan.