Kosten voor thuiswerken en reiskosten tijdens corona, wat doe je ermee?


Al enige tijd werken we zoveel mogelijk thuis. Als werkgever kun je jouw medewerkers tegemoet komen in de kosten die daarmee samenhangen. Welke kosten mag je onbelast vergoeden en wat betekent dit voor de reiskosten nu iedereen thuis zit? We vertellen je in deze blog wat je mogelijkheden zijn.

Kosten voor thuiswerken

Als je medewerkers thuis kunnen en dus moeten werken, kun jij als werkgever ze tegemoet komen in bepaalde kosten. Denk hierbij aan kosten voor een internetverbinding, stroomkosten, papier en pennen, printerinkt of telefoon- of verzend/porto- kosten.

Vaste of variabele vergoeding

Je kunt ervoor kiezen om je medewerker tegemoet te komen met een vaste vergoeding per week. Hiervoor dien je onderzoek te doen naar de hoogte van de kosten die je medewerker maakt. Wil je dit liever niet, dan kun je kiezen voor een variabele vergoeding. Je vergoedt dan alleen de werkelijke kosten die je medewerker maakt.

Internet en telefonie

Vaak is internet nodig om aan het werk te kunnen blijven. Als jouw medewerkers thuiswerken mag je het thuisinternet deels onbelast vergoeden. Wordt internet geboden samen in een pakket met televisie, dan vergoed je alleen het deel voor internet. Gebruikt je medewerker momenteel zijn eigen vaste telefoonlijn of privé mobiel, dan mag je de telefoonkosten (zowel het abonnement en de gesprekskosten) onbelast vergoeden. Voor andere kosten, zoals kosten voor papier, inkt of portokosten, kun je met de medewerker afspreken dat de werkelijke kosten worden gedeclareerd.

Hogere vergoeding dan werkelijke kosten

Kies je ervoor om meer onbelast te vergoeden dan de werkelijke kosten? Let er dan wel op dat deze vergoeding dan wel ten koste gaat van de vrije ruimte in de werkkostenregeling.

Reiskosten

Dan reiskosten, wat zijn hierin de mogelijkheden? Je kunt ervoor kiezen om de reiskostenvergoeding helemaal stop te zetten als je medewerker geen reiskosten maakt nu. Let er hierbij natuurlijk wel op wat er is afgesproken in de arbeidsovereenkomst of cao. Daarbij kun je ook vanuit goed werkgeverschap een keus maken om reiskosten (deels) te blijven vergoeden.

Declaratie reiskosten

Declareren jouw medewerkers normaal hun reiskosten op basis van de werkelijk gemaakte reiskosten? Die kosten worden nu niet meer gemaakt en daarom kun je ervoor kiezen om dit niet meer uit te betalen. Je zult immers ook geen declaraties ontvangen.

Vaste vergoeding woon-werkverkeer

Veel werkgevers betalen een vast bedrag van € 0,19 per kilometer aan medewerkers en volgen de methode van de Belastingdienst. Deze methode gaat ervan uit dat een fulltime medewerker 214 dagen per jaar reist. De maandelijkse onbelaste reiskostenvergoeding is dan 1/2 x 214 x €0,19 x de reisafstand per dag. Bij afwezigheid van de medewerker, bijvoorbeeld door ziekte of wegens het coronavirus, heb je twee opties.

Optie 1: kortdurend doorbetalen

De eerste mogelijkheid houdt in dat je de reiskostenvergoeding in de maand waarin de medewerker stopt met reizen en de daaropvolgende maand nog doorbetaalt. Daarna stopt de reiskostenvergoeding. Op het moment dat de medewerker weer aan het werk gaat, mag je in die maand nog geen onbelaste reiskostenvergoeding betalen. Dit mag vanaf de maand erop weer.

Optie 2: 128 dagen per jaar reizen

De tweede mogelijkheid is dat je alleen stopt met het betalen van de reiskostenvergoeding als je (fulltime) medewerker minder dan 128 dagen per jaar naar de werkplek reist. Als je verwacht dat je medewerker in de loop van het jaar dus weer fulltime naar de werkplek zal reizen en daardoor meer dan 128 keer in 2020 tussen woning en werkplek reist, kunt je de reiskostenvergoeding in de tussentijd gewoon blijven doorbetalen.

Let op.  Je neemt hiermee dan wel het risico dat als de werknemer bijvoorbeeld uit dienst treedt, de reiskostenvergoeding bovenmatig was en dat deze ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling komt.

Hulp nodig of vragen over welke kosten wel of niet vergoed worden met thuiswerken? We helpen je graag.

Neem contact op